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會議室管理的 5 個有效技巧

2022-02-20

## 會議室管理的 5 個有效技巧
目錄
1. 會議室管理怎么樣？它們仍然很重要嗎？
2. 提示 1：堅持使用集中式會議室管理軟件
3. 提示 2：創建特定用途和容量的會議室布局
4. 提示 3：為會議室命名以便于定位
5. 提示 4：遵循嚴格的房間消毒時間表
6. 技巧 5：為每個團隊分配房間
7.結束

##### 會議室管理！您需要的唯一解決方案！
從本質上講，會議可以提高生產力和效率。圍坐在一張桌子旁，自由發揮想法，辯論，爭論，只為共同目標獲得建設性的解決方案是有意義的。會議是企業運營不可或缺的一部分。
隨著大流行的爆發，會議的數量增加了 12.9%。此外，隨著遠程工作的引入，會議的重要性比以往任何時候都重要。此外，會議室管理已成為一件復雜的事情。

##### 會議室管理呢？它們仍然很重要嗎？
但這引發了一個典型的問題——會議室呢？混合工作環境基本上允許一部分人在首選日期訪問辦公室，而其他人則可以遠程工作。那么，我們還需要會議室嗎？答案是肯定的，一些趨勢向我們表明，如果有重要的會議要參加，大多數員工更愿意在現場。由于我們大多數人在會議上花費大量時間，無論是面對面的還是虛擬的，我們的會議室仍然是必不可少的。
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然而，在會議室管理方面，許多組織都面臨著挑戰。一些最常見的問題包括：
- 尋找合適的會議室
- 盡管已預約，但會議室空無一人
- 缺乏關于使用和消毒的見解
- 復雜而漫長的預約過程

與混合工作場所中的任何其他設施一樣，會議室也需要適當的管理。為確保會議室按預期使用，我們總結了一份您可能會發現有用的提示列表。

###### 提示 1：堅持使用集中式會議室管理軟件
混合工作場所必須配備有效的會議室管理軟件。盡管信息化工作模式提高了靈活性，但會議室仍然需要以適當的結構進行管理。適當的會議室預約系統可讓您實時預約和維護會議室。
- 一款會議室管理軟件應具備以下功能：
- 它應該生成報告和實時工作場所分析
- 它應該確保無接觸預約
- 它應該允許特定目的和容量的預約
- 它應該為您提供預約便利設施的能力
如果您想管理您的會議室，您需要使預約流程統一且簡單明了。John 提交會議室預約請求并收到確認電子郵件。當 Mark 查看可用的會議室時，他看到了 John 的需求并預約了另一個房間。約翰和馬克在不同的房間參加各自的會議，而不必四處奔波。這是您應該追求的管理方式。

###### 提示 2：創建特定用途和容量的會議室布局
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到目前為止，我們一直專注于根據外觀創建會議室空間。沒有特別的目的會議室。然而，當我們重新審視混合工作場所中的會議室基礎設施時，目標是創建支持特定目的并具有明確容量的布局。
例如，12 英尺 x 12 英尺的會議室非常適合四五個人參加會議。在那個空間里太多或太少意味著你在浪費辦公區域。您的目標應該是創建具有使用率的空間。此外，每個會議室都被分配了一個特定的用途。允許一對一協作或支持大型會議的會議室已定義目標和容量。
如您所知，特定用途的會議室易于管理，它們的使用。如果 John 與 Jude 合作并預約了一個 10 人營銷團隊可以使用的會議室，那就太浪費空間了。相反，在預約會議室時，John 可以從兩個允許一對一協作的區域中進行選擇。您節省了空間，達到了最終目的，并且您可以管理您的會議室而不必失去理智。

###### 提示 3：為您的會議室命名以便于定位
為您的會議室提供唯一的名稱可以確保設施經理和員工都能快速熟悉它們。這是會議室管理的最簡單方法之一。因此，如果會議室108下午一個小時不可用，您可以選擇會議室106。
此外，名稱作為確認點。預約期間的詳細信息清楚地表明，特定會議室由誰使用、使用了多長時間以及會議的性質。當馬克檢查會議室預約系統時，他發現約翰接下來的一個小時都不舒服。馬克預約了另一個房間，并且不會打斷重要的計劃會議。

###### 提示 4：遵循嚴格的會議室消毒時間表
這一點對您來說可能是多余的；盡管如此，我們還是需要將清潔計劃的需求帶回家，同時考慮到所有的健康和安全問題。當會議室一天使用多次時，您需要確保它對每個人來說都是干凈和安全的。消毒策略應該是您的首要任務。
每次使用后，您應該使用消毒劑對會議室進行消毒。徹底清潔高接觸表面。您可以使用會議室預約系統來跟蹤使用情況，進一步確保您的消毒策略完美無缺。它還可以讓您更好地分配清潔人員。要在會議室管理中保持領先，您需要考慮消毒計劃并獲得成功。

###### 提示 5：為每個團隊分配房間

幾乎所有組織都有幾個核心業務部門。這意味著空間是一種熱門商品。此外，隨著旨在減少辦公區域的混合工作場所的引入，會議室可能成為不同部門可能聲稱的私有領域。這會使會議室管理成為您的噩夢。
為了避免這種情況，通常最好進行干預并將空間分配給不同的團隊。營銷、銷售、工程和會計部門都可以獲得只有他們可以使用的會議空間?；蛘?，您可以將非必要的會議空間與重要的會議空間分開。
這讓我們回到了第二點——特定用途的會議室。每個團隊都委派了一個特定的會議區域，因此有適當的問責制。地域思維可以防止工作場所的摩擦。老實說，管理變得更容易了。

###### 總結

如果做得不好，會議室管理可能是一項任務。隨著會議室在混合工作場所中的重要性增加，管理會議室的需求變得至關重要。使用合適的會議室管理軟件（如GOODEEY）供您使用，該過程變得更易于管理。。
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