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會議室預約系統：詳細指南

2022-02-20

## 會議室預約系統：詳細指南
##### 目錄
1. 為什么需要會議室預約系統？
2. 有哪些不同的會議室預約方法？
3. 在會議室預約系統中尋找哪些功能？
4. 從健康的角度來看，會議室預約系統如何相關聯？
5. 結論

在最近的調查中，超過一半的受訪者表示與同事會面、與人交往以及即興的面對面互動是返回辦公場所的主要原因。大多數人說他們錯過了會議，因為在家工作時很難保持最新狀態并與他人協作。盡管有虛擬協作技術，但這仍然存在。因此，無論疫情大流行還是非大流行，會議室都遠未消亡。相反，大流行后重返辦公室為公司投資會議室預約系統提供了堅實的理由。
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###### 為什么需要會議室預約系統？
會議室仍然是企業界規劃、集思廣益、管理危機和溝通的焦點。
在現代辦公室中聽到的最常見的挑戰或抱怨之一是在您需要會議室時無法使用?？捎玫囊刺?，要么缺乏必要的設備。即使你找到了一個，你持有它的持續時間取決于你在層次結構中的位置或會議議程的重要性。否則，請為“對不起，我們現在需要這個房間”做好準備?？梢哉f，找房一直是困擾企業界的一個長期問題。

在公司辦公室工作，以下是人們遇到的與會議室使用相關的五種常見場景。
###### 1. 有人預約了，但過去半小時無人入住
沒有會議形成安排是常事。人們為沒有發生或重新安排的臨時會議預約房間。但預約保持原樣。結果導致無法使用的空會議室。會議室預約軟件可以幫助您自動將未占用的房間推回可用狀態。
###### 2. 您預約的會議室已被占用
你會收到“你確定你預約了嗎？”，然后是“我們將在幾分鐘后離開”或“如果可以的話，你可以把那個放在地板上的”打招呼。不，這樣不行。但大多數人都太客氣了，不能直言不諱——至少并非總是如此。
會議室預約系統可以通過顯示預約甚至為特定會議保留一個房間來消除任何不公平現象。
###### 3. 一人會面
發現人們擁有一個完整的會議室并不罕見。原因可能多種多樣，從想要一個沒有分心的環境到在其他地方找不到座位?？赡苁悄匿N售團隊每周訪問一次辦公室，也可能是一群等待分配座位的新員工。雖然可以使用未使用的房間，但會議室預約軟件可以優先安排活動并提前提醒參會者即將舉行的會議。
###### 4. 會議室人滿為患
另一端是人滿為患的會議室。您還可以找到一些人因空間不足而站著。在其他樓層，四個人可能會占用 16 個座位。會議預約系統允許人們根據參與者的數量預約房間。用戶還可以輸入設備要求，確保會議室有投影儀和白板。
###### 5. 您的會議室服務人員不知何故錯過了清潔您預約的會議室
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會后清理工作始終是必須的。在后 COVID 流行環境中，消毒是必要的。如果無法監控會議的開始和結束時間，及時的內務管理將成為一項挑戰，并帶來嚴重的健康風險。
會議室預約系統可以提醒您的會議室服務人員為下次會議清潔和消毒房間。它也可以被編程為有專門的清潔時間窗口。
不僅僅是運營問題，對會議室的爭奪可能會帶來意想不到的影響，從而導致工作關系出現摩擦。會議室預約軟件可以通過為整個過程帶來健康的透明度來最大限度地減少地盤爭奪戰。
有哪些不同的會議室預約方法？
在宏觀層面上，有兩種預約會議室的方法。
###### 1. 人工預約方式
手動預約方法充滿了問題，但在小型和大型辦公室中仍然很受歡迎。有些人在門上使用便簽，而其他人則在屏幕上顯示預約。無論這些外表看起來多么精致，內部都是空洞而脆弱的。以下是此類系統的常見缺陷：
?很難讓人們訂閱一個核心可塑性強的系統。人們利用自己的職位高低來獲得會議室的情況并不少見。
?工作場所管理員充當會議室預約和大門的看門人。無人值守的會議室被占用，并經常導致摩擦。當發生沖突時，管理員成為事實上的調解人。
?最后，取消的預約很少得到更新，而且門上的便簽一直保留著。
###### 2. 交互式/自動預約
1.會議室預約系統消除了人工干預的需要，讓技術接管。會議協調員可以自己登錄應用程序，找到配備所有設施（投影儀、視頻會議設備等）的合適房間并進行預約。系統為他們保留它。
2.會議協調員可以輸入發起人的詳細信息和系統分配房間的要求。
3.如果簽到沒有及時發生，用戶會收到提醒，或者預約會自動取消。它為其他用戶釋放房間。同樣，它可以在將會議室釋放回可用會議室狀態之前提醒會議室服務人員清潔殺毒。
###### 在會議室預約系統中尋找哪些功能？
在考慮會議室預約系統時，請將您的要求分為必備和必備。它將防止您被您可能永遠不會或很少使用的功能所掃除。以下是五個必備功能：
###### 1. 實時數據和分析
對于會議室預約軟件，大多數人忽略了數據分析的重要性。然而，值得注意的是，有幾項研究指出了過多會議的負面財務影響。密切關注您在會議上花費的時間和金錢，可以幫助您提高會議的效率和效率。
此外，具有數據分析能力的產品可以告訴我們很多技術本身的成熟度。因此，實時數據和分析是要尋找的第一大功能。
###### 2. 按需求預約的智能能力
會議室預約系統必須能夠根據用戶要求推薦房間。在顯示選項之前，它應該考慮參與者的數量和設備要求。高級預約系統還會在建議房間之前考慮參與者的位置。如果沒有此功能，由于人工干預，混亂肯定會蔓延。
3. 日歷和消息應用程序集成
期望員工登錄多個應用程序來安排會議，您將安排系統設置為失敗。
理想的會議室預約系統可輕松與OA或 Outlook 日歷集成，并允許人們從各自的界面預約會議室。同時，它還通知參與者。如果您在大型辦公室工作，它還可以幫助他們找到通往會議室的導航標。
###### 4. 與其他工作場所管理軟件集成
會議室預約系統不能孤立地工作 - 必須與工作場所管理套件中的其他工具集成。例如，與考勤管理的集成有助于會議協調員在安排會議之前確保所有參與者的可用性。同樣，與團隊規劃器的集成會告訴系統某些參與者是否遠程工作并決定是否需要視頻會議。您還可以將其與設施管理軟件集成，以提醒會議室服務人員在下次會議前對房間進行消毒。
###### 5. 反饋系統
如果沒有通過反饋管理系統關閉循環，所有系統和流程都是不完整的。如果沒有反饋，工作場所的經理就不會知道系統中是否存在任何失誤或泄漏。因此，會議室預約系統必須有一個內置的反饋系統。
從健康的角度來看，會議室預約系統如何相關？
如今，投資會議室預約系統最令人信服的原因是員工的健康和安全。因為會議室是人們聚集的地方，它們為病毒的繁殖提供了完美的溫床。會議室預約系統有兩種幫助：
###### 1. 有助于遵守社交距離規范

通過重新校準會議室的容量，您可以限制會議室中的人員密度。減少房間內可用座位的數量可以幫助您遵守社交距離要求。
###### 2. 接觸者追蹤
與手動預約系統相反，會議室預約軟件可幫助您跟蹤與受感染者會面的員工。您還可以找出與他們聯系的人。手動操作，整個過程將花費大量時間，從而增加了多方面的風險。
結論
會議室預約系統的使用簡化了會議室預約，從而帶來了切實的收益。從生成有關會議效用價值的數據到提供安全健康的工作環境，對會議室預約系統的投資可以提高投資回報率。
會議室預約系統也提供了許多無形的好處——最重要的是減少了手動預約系統造成的摩擦。透明度使人們訂閱一個系統，抑制了覆蓋或規避它的趨勢。
###### 考慮到健康安全要求，會議室預約系統比以往任何時候都更加成為必需品，而不再是奢侈品。
GOODEEY通過提供易于使用、實施和集成的會議室預約系統來滿足這一需求差距。盡管具有成本效益，但它還可以幫助您實現投資的更高回報。
選擇GOODEEY會議室管理軟件，讓您的會議變的更簡單！

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