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會議室預約軟件如何有效的解決當下會議難題？當下管理會議室的缺陷

2022-02-22

## 會議室預約軟件如何有效的解決當下會議難題？
##### 當下管理會議室的缺陷
###### 1、會議空間人滿為患
在疫情爆發之前的時代，管理人員很少需要觀察會議室的大小和占用率。早些時候，過度擁擠導致后來者沒有座位。如今，人滿為患的會議室會進一步加劇病毒在空間內的傳播。
然而，在以社交距離協議為標志的新工作環境中，有組織的預約會議室至關重要。隨后，在會議室執行占用限制和保持社交距離準則對于核心至關重要。
借助強大的會議室預約系統，員工可以提前預約會議室。在這里，會議室管理員可以通過會議室預約軟件后臺了解所有的會議室以及會議狀態并安排會議室申請審批。?
同樣，如果任何一天的會議數量增加，會議室預約軟件可以生成會議室數據報表。它可以為直觀的觀察并分析出會議室的使用頻率，以及各種大小的會議室使用偏好，便于后期公司資源的合理分配提供有效的數據說明。
###### 2、與會者沒有出現
會議室“放鴿子”是一種常見的現象。當員工預定一間會議室時，中途領導有其他安排與會議時間沖突時，被占用的會議室就會發生這種情況。預訂的會議室被“放鴿子”后。其他本可以利用該會議室的團隊最終選擇的會議室對他們的要求來說總是會空間太小或太大了。
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在這種情況下，會議室預約軟件與會議室電子門牌顯示屏同步使用，公司全體員工可以提前了解所有會議室的使用狀態。通過這種方式，員工可以充分利用看似保留但未占用的會議室。
此外，兩個團隊同時到達同一個會議室進行預定會議的時候，直觀的會議室預約軟件還可以解決會議室被“重復預訂”的矛盾。由于會議室預約軟件實時顯示預訂和日程安排的變化，它消除了預約混亂和矛盾的問題。
###### 3、會議空間變空?
在標準的 8 小時現場工作日內，會議室的空閑時間超過 5 小時。平均而言，會議室有超過 70% 的時間空著。隨著公司采用混合工作模式，辦公場所在特定日期將保持空置狀態，這意味著未使用的空間將成倍增加。
公司可以使用現代會議室預約軟件密切關注哪個會議室被占用以及何時被占用。這反過來又有助于 管理者為設施經理提供有關管理會議空間的可操作數據。
例如，在一個擁有四個 20 座會議室的混合工作場所中，大多數會議室平均每天都沒有得到充分利用。另一方面，鑒于辦公室的工作人員數量有限，較小的 6 人會議室將更有用。借助會議室預訂軟件的實時數據，公司可以充分利用他們的會議室。
例如，未使用的較大會議室可以劃分為自由職業者和新人的辦公桌。他們可以為團隊創建更小的協作空間，以便定期重組。
由于會議室預約軟件將顯示實時預訂，這將確保員工占據空間并充分利用它們。??
###### 4、會議空間：消毒與否？
在疫情后的工作場景中，84% 的員工擔心重返辦公室。此外，85% 的員工承認，與大流行之前相比，如今工作場所的健康和安全是一個更重要的問題。這就是為什么當員工返回辦公室時，清潔操作必須與會議室活動同步。?
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當員工共享空間和設備（如耳機和鍵盤）時，保持它們的清潔和衛生可能是一項艱巨的任務。但是，公司可以使用會議室預約軟件可通過會議服務功能一鍵呼叫消殺服務，會議后清潔計劃與自動化流程同步。
例如，當一個團隊離開他們的會議室時，系統會通知設施內的保管人員。這樣，他們就會知道哪個會議室需要打掃。及時徹底的清潔消毒可顯著降低在封閉辦公場所傳播感染的風險。
設施經理還可以確保員工可以訪問實時的會議室清潔數據。

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