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GOODEEY會議預約系統如何控制企業成本
2022-03-22
## GOODEEY會議預約系統如何控制企業成本 會議室預約管理系統位于硬件和軟件的交匯處---一方面是會議室預約顯示，另一方面是與日歷和會議室分析集成的軟件。專業的會議室預約系統使企業管理者能夠規劃未來的利用率，讓員工更好地利用可用空間。它們提供關于辦公資源被占用頻率的重要數據，幫助規劃可能的擴展，并使所有人的工作日更有效率。但是，這些無縫支持業務運營的系統是什么，它們是如何工作的？ ##### 什么是會議室預約系統？ 會議室預約系統為在辦公室或共享工作空間中預訂會議室提供了簡單的工具。他們維護一個集中的數據庫，其中包含有關所有可以預訂的辦公資源的信息，例如可用辦公資源的數量、它們的當前狀態（空閑或占用）以及可供將來使用的空位。簡而言之，會議室預約程序通過促進預訂會議室的過程為工作場所帶來結構。  通過保持辦公資源可用性的實時時間表，預約程序有助于避免不幸事件，例如沒有可用辦公資源或重疊預訂。該軟件提供所有可用辦公資源的共享視圖，顯示它們是否正在使用或在未來的特定時間被占用，并且通常與其他硬件配對 - 例如放置在辦公資源前面的顯示屏顯示當前和未來的使用。 由于預約程序與日歷和電子郵件軟件的集成，組織者和參與者可以查看或管理詳細信息，例如時間和地點，并發送電子邀請。此外，企業管理者可以隨時獲得準確和最新的公司資源利用率視圖。使用權限設置，他們可以限制對預約工具的訪問，以避免混淆并確保在需要時適當使用資源。  簡而言之，會議室預約程序提供可用會議室的概覽，與員工的日歷和電子郵件工具同步，使他們能夠預訂可用會議室并邀請參與者，并為企業管理者提供修改用戶權限的工具。 會議室類型 人們可能會認為，鑒于當今生活的快節奏，人們開會的時間越來越少。這與事實相去甚遠。組織繼續具有令人難以置信的信息密集型和協作性，并且對會議室的需求不斷增長。但是什么是會議室？它是一個配有一張長桌子和很多椅子的空間嗎？或者角落里有豆袋和乒乓球桌？嗯，答案是：兩者都有。有不同的辦公資源類型可用于會議，例如......傳統  的會議室，有一張大長方形桌子，上面至少有 10 把看起來很正式的椅子。不幸的是，這種設置往往會在參與者之間造成相當大的距離。這樣的辦公資源非常適合每月召開董事會會議，但不適用于只有少數參與者的普通會議。然而，1-2 人坐在一個適合 10 人以上的辦公資源里的情況并不少見…… 然后就是huddle room或 huddle space。這些是只能容納少數人的小型私人空間。它們非常適合快速、即興的會議和協作工作。多個小辦公資源比幾個大會議室更節省空間。然后，員工可以選擇他們最喜歡的人——這只會有助于提高整體工作滿意度！ 為避免在開放式辦公室打擾同事，員工必須能夠進入隔離區域進行電話或在線會議。進入電話亭/電話亭。電話亭是一個可以隔絕噪音的小空間，非常適合打電話和視頻會議。一個人可以在不打擾任何人的情況下私下交談。 ##### 這個怎么運作 高效的會議室預約軟件可幫助員工輕松訪問所需的辦公資源，同時最大限度地利用辦公室空間。它通過將辦公系統（例如Microsoft Exchange 、Office 365、OA、OUTLOOK等等）與物理設備（會議室電子門牌）連接起來來實現這一點。那么，你所要做的就是……  找個辦公資源。會議室電子門牌是會議室外的屏幕，用于指示其可用性（例如，通過不同的顏色）并防止正在進行的會議受到干擾。他們還可以顯示正在進行和即將舉行的會議的持續時間。 報到。通過啟用簽到功能避免未出現或“幽靈會議”（沒有人出現的空預訂辦公資源）。如果在一定時間內沒有“登記”會議，預訂將被取消，辦公資源將可用。  釋放空間。不再需要辦公資源？沒問題。如果會議提前結束，您可以釋放會議室并在會議室顯示屏上為其他人騰出空間。如果會議花費的時間超出預期，您也可以延長預訂時間（只要之后沒有人預訂）。 會議綜合屏。一個屏幕上顯示多個會議室，讓每個人都能即時了解預訂的辦公資源并節省時間，因為他們不必親自去尋找一間。 ##### 使會議易于查找、預訂和安排 到達已被其他人使用的預訂辦公資源或有人在您的辦公資源外逗留可能會對您的工作效率產生負面影響。這種情況會導致會議室的不健康競爭，導致超額預訂、設置重復會議和提前預訂辦公資源。是時候減少摩擦并確保會議是關于協作而不是競爭的了。 ##### 無限定制 辦公資源顯示屏可幫助員工查看辦公資源可用性，在可視平面圖上搜索辦公資源，甚至直接在顯示屏上進行預訂。它們可以與現有電子郵件客戶端的日歷集成——因此，如果您在日歷上預訂辦公資源，它也會顯示在辦公資源顯示屏上，反之亦然。有些提供電話應用程序來補充辦公資源顯示，因此用戶可以隨時隨地預訂辦公資源。 ##### 快速實施 新技術可能會讓人覺得具有挑戰性，但會議室預約程序通常很容易實現！為確保您的數字化轉型成功，請制定實施計劃以讓員工熟悉它。讓他們詢問有關新預約系統的任何問題，并向他們展示它如何改善他們的工作日。 專注于重要的事情，而不是辦公資源物流 Outlook或企業微信日歷等電子郵件客戶端不適用于實體會議預訂。電子郵件客戶端無法自動處理最后一分鐘的取消和未出現；會議組織者必須返回他們的計算機以取消預訂。預約程序可以彌合數字世界和物理世界之間的差距，讓員工專注于工作，而不是搜索和管理辦公資源。 根據數據做出決定，而不僅僅是本能 工作場所分析工具（包含在會議室預約軟件包中或作為附件提供）可幫助您根據辦公資源利用率、每月會議次數、平均會議持續時間和與會者人數等數據識別模式。這些見解可以幫助您優化現有空間并指導未來的辦公室設計，并完全消除猜測！ ##### 發現更多空間 會議室的競爭可能是個問題。一個促成因素是可用的辦公資源（由于沒有出現）但在日歷上被占用，因為人們忘記取消他們的預訂。其他因素包括定期會議（辦公資源預訂仍在日歷上），以及員工使用不同日歷系統的共享辦公空間中的雙重預訂。預約程序可以提供幫助。  ##### 如何選擇會議室預約程序 在比較會議室預約解決方案時，需要考慮許多關鍵特征。讓我們將它們分成軟件和硬件以使事情變得更容易： 軟件--GOODEEY會議預約軟件 用戶界面。會議室預約程序的可用性非常重要。檢查您選擇的預約程序是否直觀，以及您是否可以看到未來的預訂。密切關注信息在屏幕上的顯示方式——是否易于理解？ 簽到功能。增加辦公資源可用性并避免閑置辦公資源就這么容易！您需要做的就是讓參與者在他們到達時簽到他們的會議。否則，他們會在一定分鐘后失去預訂，而另一名員工可以預訂辦公資源。 擴展/結束早期功能。有時你需要額外的幾分鐘來結束。延長會議功能（在辦公資源顯示屏和應用程序上）應該可以讓您為預訂增加額外的時間。如果您提前結束，提前結束功能也應該讓其他人可以使用辦公資源。 平面圖。辦公室平面圖的交互式地圖非常適合擁有許多辦公樓和會議室的公司，因為它們提供了整個空間的概覽。它們可用于查找和預訂可用的會議室，并幫助來自其他辦公室的訪客或員工自行導航。 硬件 會議室電子門牌。多尺寸的屏幕，可以顯示任何類型的內容。它連接到內容管理系統或發送要顯示的數據的軟件。一種常見的會議室電子門牌是放置在會議室外以指示可用性的會議室顯示器。 觸摸屏或傳統屏。沒有觸摸屏的顯示器只能顯示信息，但不能與之交互。另一方面，通過觸摸屏，您可以現場預訂會議室并更改現有預訂。談論辦公資源管理系統的全部潛力！ 連接性。雖然許多辦公資源平板電腦由電池供電并連接到 WiFi，但一些辦公資源顯示器還支持 PoE（以太網供電），其中網絡電纜兼作電源。無需再為電池充電，互聯網連接往往更可靠！此外，PoE 通常更快、更安全。 我們知道會議室可能會成為工作場所沮喪的根源，但不一定非要如此。使用GOODEEY，您可以開始充分利用您的會議空間。企業微信、釘釘、OA以及OUTLOOK集成使員工可以輕松地在幾秒鐘內使用辦公平臺預訂會議室，會議室綜合屏顯示所有辦公資源的使用狀態---輕松一目了然地查看哪些辦公資源可用！
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